Datenschutzerklärung

§ 1 Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachstehend informieren wir Sie ausführlich über den Umgang mit Ihren Daten.

§ 2 Allgemeines zur Datenverarbeitung

2.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten: Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2.2 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahmen
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Verpflichtung
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse

2.3 Datenlöschung und Speicherdauer: Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung über diese Zeiträume hinaus erfolgt nur, soweit dies durch europäische oder nationale Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften vorgesehen wurde (insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen nach §§ 147 AO, 257 HGB von bis zu 10 Jahren).

2.4 SSL-/TLS-Verschlüsselung: Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://" sowie dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserleiste.

§ 3 Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

3.1 Beschreibung der Datenverarbeitung: Bei jedem Aufruf unserer Website erhebt unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners (Server-Logfiles). Folgende Daten werden hierbei erhoben:
- Browsertyp und verwendete Version
- Betriebssystem des Nutzers
- Internet-Service-Provider des Nutzers
- IP-Adresse des Nutzers (gekürzt/anonymisiert)
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Webseiten, von denen das System des Nutzers auf unsere Website gelangt
- Webseiten, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden
- Übertragene Datenmenge

3.2 Rechtsgrundlage und Zweck: Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Verarbeitung dient der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs, der Systemsicherheit und der Optimierung unserer Website. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

3.3 Dauer der Speicherung: Server-Logfiles werden spätestens nach 7 Tagen gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevanten Ereignisse eine längere Speicherung erfordern.

§ 4 Hosting und Content-Delivery

Unsere Website wird bei einem professionellen Hosting-Dienstleister mit Serverstandort innerhalb der Europäischen Union betrieben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und performanten Bereitstellung). Mit dem Hosting-Dienstleister besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO.

§ 5 Kontaktaufnahme

5.1 Kontaktformular, E-Mail, Telefon: Bei der Kontaktaufnahme mit uns (über Kontaktformular, E-Mail oder Telefon) werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertraglich) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung) verarbeitet. Welche Daten erhoben werden, ist aus dem jeweiligen Eingabeformular ersichtlich. Pflichtfelder werden als solche gekennzeichnet.

5.2 Dauer der Speicherung: Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und für die per E-Mail übersandten Daten ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 6 Terminbuchung (Strategie- und Closing-Gespräche)

6.1 Beschreibung und Zweck: Wir bieten auf unserer Website die Möglichkeit, online Termine für Strategie-, Kennenlern- und Closing-Gespräche zu buchen. Hierfür setzen wir ein professionelles Terminbuchungs-Tool ein. Folgende Daten werden im Rahmen der Buchung erhoben:
- Name, Vorname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Optional: Antworten auf Qualifikations-Fragen (Unternehmen, Position, Umsatz-Bereich, Engpass-Beschreibung)
- Datum/Uhrzeit der gewählten Buchung
- IP-Adresse und Zeitstempel der Buchung

6.2 Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie vor der Buchung erteilen.

6.3 Empfänger und Drittlandübermittlung: Das Terminbuchungs-Tool wird von einem Dienstleister mit Sitz außerhalb der Europäischen Union (Vereinigte Staaten von Amerika) bereitgestellt. Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO sowie EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen. Zusätzlich nimmt der Anbieter am EU-U.S. Data Privacy Framework teil. Sie haben ein Recht auf Erhalt einer Kopie dieser geeigneten Garantien. Wir stellen Ihnen diese auf Anfrage unter info@hojati.de zur Verfügung.

6.4 Speicherdauer: Buchungs- und Qualifikationsdaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung sowie zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (bis zu 10 Jahre) gespeichert. Kommt kein Vertrag zustande, werden die Daten spätestens nach 24 Monaten gelöscht, sofern Sie nicht ausdrücklich in eine längere Speicherung eingewilligt haben.

§ 7 CRM-, Marketing-Automations- und Vertriebs-Plattform

7.1 Beschreibung und Zweck: Zur Bearbeitung von Anfragen, zur Pflege unserer Geschäftsbeziehungen, zur Kampagnen-Steuerung, zur Pipeline-Verwaltung sowie zur Marketing-Automation setzen wir eine integrierte CRM-, Marketing-Automations- und Vertriebs-Plattform ein. In dieser Plattform werden folgende Datenkategorien verarbeitet:
- Stammdaten (Name, Anschrift, Telefon, E-Mail)
- Unternehmensdaten (Firma, Position, Branche)
- Vertriebsdaten (Pipeline-Stufe, Termine, Notizen, Tags, Gesprächsprotokolle)
- Kommunikationsdaten (E-Mail-Verläufe, SMS-Verläufe, WhatsApp-Verläufe, Anruf-Mitschnitte sofern eingewilligt)
- Verhaltens- und Tracking-Daten innerhalb unserer Funnels und Landing-Pages

7.2 Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt zur Anbahnung und Durchführung von Verträgen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Kunden- und Interessenten-Verwaltung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für Marketing- und Tracking-Funktionen, die über das vorvertragliche Maß hinausgehen, holen wir Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein.

7.3 Empfänger und Drittlandübermittlung: Die eingesetzte CRM-/Marketing-Plattform wird durch einen US-amerikanischen Dienstleister für Software-as-a-Service (SaaS) im Auftrag verarbeitet. Es handelt sich um eine Datenübermittlung in ein Drittland im Sinne der DSGVO. Mit dem Dienstleister bestehen:
- ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO,
- EU-Standardvertragsklauseln (SCC) nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO,
- eine Selbst-Zertifizierung unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) gemäß Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023.
Zusätzlich treffen wir folgende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen (TOMs): Transportverschlüsselung (TLS 1.2+), Zugriffsbeschränkungen über Rollen-/Rechte-Konzept, Protokollierung sicherheitsrelevanter Zugriffe, regelmäßige Sicherheits-Audits.

7.4 Speicherdauer: Daten in der CRM-Plattform werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert. Bei Beendigung der Geschäftsbeziehung werden personenbezogene Daten, die nicht der Aufbewahrungspflicht unterliegen, spätestens nach 36 Monaten Inaktivität gelöscht oder anonymisiert.

§ 8 E-Mail-Newsletter und Marketing-Kommunikation

8.1 Newsletter-Anmeldung (Double-Opt-In): Auf unserer Website besteht die Möglichkeit, kostenfreie Newsletter zu abonnieren. Bei der Anmeldung werden E-Mail-Adresse (Pflichtfeld), optional Vorname, Nachname, Unternehmen sowie IP-Adresse und Anmeldezeitpunkt erfasst. Wir verwenden das Double-Opt-In-Verfahren.

8.2 Versand über CRM-Plattform: Der Versand erfolgt über unsere CRM-/Marketing-Plattform inklusive Tracking-Pixeln zur Öffnungs- und Klickratenauswertung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

8.3 Abmeldung: Über den Abmelde-Link in jeder E-Mail oder per E-Mail an info@hojati.de jederzeit möglich.

8.4 Bestandskunden-Werbung (§ 7 Abs. 3 UWG): Soweit Sie uns Ihre E-Mail-Adresse im Rahmen einer Geschäftsbeziehung mitgeteilt haben, behalten wir uns vor, Ihnen Angebote zu ähnlichen Leistungen zuzusenden. Dem können Sie jederzeit widersprechen (info@hojati.de).

§ 9 Zahlungsabwicklung (Stripe)

Zahlungen werden sicher über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland abgewickelt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Stripe Inc. (USA) ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Infos unter: stripe.com/de/privacy

§ 10 WhatsApp Business

Kommunikation über WhatsApp Business (WhatsApp Ireland Limited / Meta Platforms Inc., USA). Meta ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Die Nutzung erfolgt auf freiwilliger Basis (Art. 6 Abs. 1 lit. a/b DSGVO).

§ 11 Cookies und Webanalyse

Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie funktionale, statistische und Marketing-Cookies nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unser Consent-Management-Banner (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TTDSG).

§ 12 Google Analytics 4 & § 13 Online-Marketing

Bei erteilter Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4 (mit IP-Anonymisierung), Google Ads (Conversion-Tracking & Remarketing), den Meta-Pixel (Facebook/Instagram mit gemeinsamer Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO) sowie das LinkedIn Insight-Tag und optional das TikTok Pixel. Alle US-Anbieter sind unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

§ 14 YouTube / Vimeo, § 15 reCAPTCHA, § 16 Google Maps, § 17 Social Media, § 18 Online-Meetings & § 20 Aufzeichnungen

Eingebettete YouTube-Videos laufen im erweiterten Datenschutzmodus. Spam-Schutz erfolgt über Google reCAPTCHA. Online-Coachings/Webinare finden über Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet statt. Gesprächsaufzeichnungen erfolgen nur nach ausdrücklicher, vorheriger Einwilligung aller Beteiligten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

§ 22 Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte: Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Kontakt: info@hojati.de